Insights, technology, people and more

Altijd up-to-date met onze laatste artikelen.

@
Krijg inzicht in de e-mailstromen van uw applicatie

Krijg inzicht in de e-mailstromen van uw applicatie

2 July 2018 door in Hosting

Het goed functioneren van online dienstverlening is afhankelijk van de communicatie en interactie met de gebruikers. Deze is voor een groot deel via e-mail. Processen zoals registratie en activatie van accounts, bestellingen, betalingen en herinneringen lopen spaak als de bijbehorende e-mailstromen niet goed functioneren resulterend in een ontevreden klant en omzetverlies. Met standaard e-mailsystemen is het echter slecht mogelijk om inzicht te krijgen in deze e-mailcommunicatie met uw klanten en gebruikers. Om als organisatie toch de zekerheid te hebben dat de e-mail correct is aangekomen is het belangrijk om hier een oplossing voor te realiseren.

Verschillende e-mail voor verschillende doeleinden

Elke organisatie vertrouwt op e-mail. Maar e-mail komt in verschillende vormen. Het betreft de reguliere, door u handmatig opgestelde en verstuurde e-mail, maar ook de verzending van nieuwsbrieven en andere marketingberichten. Ook het geautomatiseerd versturen van orderbevestigingen, welkomstmails en andere notificaties gaat over het algemeen via e-mail, alleen dan rechtstreeks via de website of applicatie. Het zorgen voor een goed werkend e-mailsysteem staat daarom meestal bovenaan de lijst met prioriteiten.

Ieder type e-mail vraagt echter om een andere technische omgeving. E-mail die u handmatig opstelt en waarmee u met andere personen communiceert verstuurt u over het algemeen per stuk. Nieuwsbrieven, campagnes, aankondigingen en uitnodigingen voor evenementen gaan daarentegen in grote volumes en vereisen hoge capaciteit en snelheid van de systemen die deze versturen en functionaliteit zoals aan- en afmeldmogelijkheden, templating en lijstbeheer.

Wat is transactionele e-mail?

E-mail die het resultaat is van acties door gebruikers in websites noemt men transactionele e-mail. Enkele voorbeelden van transactionele e-mails:

  • Welkomstmail bij aanmelding
  • Gebruikersnaam/wachtwoord vergeten, nieuwe aanvragen
  • Profiel updates
  • Aankoop- of orderbevestiging
  • Betalingsherinnering
  • Verlenging abonnement
  • Notificaties van nieuwe reacties/comments
  • Reacties vanuit contactformulieren of online enquêtes

Transactioneel betekent dus niet dat het louter gaat om financiële transacties of bestellingen, maar dat de e-mails het resultaat zijn van een actie. Ze zijn een integraal onderdeel van de werking van een applicatie of dienst. Om het functioneren van de dienst en daarmee de bedrijfsprocessen te kunnen controleren, is het dus essentieel dat hier voldoende inzicht in is. Met standaard e-mailsystemen is dat niet of nauwelijks mogelijk. Hoe weet u nu of de email is aangekomen? Deliverability en controle of deze emails aankomen bij uw klanten is erg belangrijk.

MondoDB Shard chuncks
Voorbeeld: transactionele e-mails tijdens een bestelproces

Transactionele e-maildiensten zijn onderdeel van de applicatie

In tegenstelling tot mass-mailing tools voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven, is de stroom van berichten bij transacties e-mailsystemen evenwichtiger, maar kan nog steeds behoorlijke pieken en dalen kennen. Capaciteit en performance zijn daarom zeker van belang. De meest belangrijke functie van deze systemen is echter het kunnen controleren van de berichtenstroom. Zij zijn geen marketinginstrument, maar vormen onderdeel van de dienstverlening of de applicatie.

Meer grip op aflevering van e-mail

Als u gebruik maakt van de lokale mailservice van uw applicatie of CMS, is het onwaarschijnlijk dat u er blind op kunt vertrouwen dat e-mail aankomt. Er kan van alles gebeuren tussen verzending en ontvangst. Maar het meest problematisch is, dat u slecht of niet kan controleren of alles verloopt zoals de bedoeling is. Voor uw bedrijfsvoering is het belangrijk dat u weet of de communicatie met uw klanten en gebruikers verloopt zoals u verwacht.

  • U wilt kunnen controleren of berichten succesvol verstuurd zijn, aankomen en gelezen worden.
  • Als het e-mailsysteem van een ontvanger van uw e-mail tijdelijk niet bereikbaar is, wilt u dat uw applicatie deze buffert en het blijft proberen (en u dat laat zien).
  • Als e-mailadressen ongeldig blijken, wilt u dit weten, zodat u hier actie op kunt ondernemen en misschien op andere wijze contact kunt opnemen met de gebruiker.
  • Als er misbruik plaats mocht vinden van uw applicatie door bijvoorbeeld spammers wilt u dat zo snel mogelijk zelf kunnen ontdekken.
  • Als uw gebruikers problemen melden en ondervinden, wilt u kunnen traceren waar deze problemen door zijn ontstaan.

Een transactionele e-maildienst geeft u deze mogelijkheden. Het is namelijk niet alleen maar een professionele e-mailservice, maar ook een applicatie met een web interface die inzicht geeft in de e-mailstromen.

Statistieken en analyse

Een transactionele e-mailservice geeft niet alleen meer controle op uw e-mailverkeer. Het geeft uw ook analyse en statistieken. U kunt zien hoeveel berichten er worden verstuurd. U ziet het aantal berichten over een bepaalde periode en wanneer er pieken en dalen in de berichtenstroom zijn. U kunt zien hoeveel berichten er niet kunnen worden bezorgd, maar hoeveel er juist wel worden geopend. Als u het op de juiste wijze inricht kunt u er ook mee A/B testen.

Voor rapportages zijn deze gegevens erg nuttig, evenals voor het optimaliseren van de applicatie en het bepalen en bijstellen van strategie en functionaliteit.

Welke transactionele e-maildienst kiezen?

De meeste transactionele e-mailservices zijn SaaS-diensten. Het zijn commerciële diensten die via SMTP, CMS-plugins en/of een API aan te spreken zijn. Daarnaast zijn er ook toepassingen die in het eigen platform of datacenter te installeren en gebruiken zijn. Een gedetailleerde vergelijking tussen de verschillende features zullen wij hier niet doen, maar we kunnen wel in algemene zin een tweetal verschillen en afwegingen benoemen.

Een groot verschil tussen de twee varianten om mee te nemen in de overweging is het kostenmodel. De SaaS-diensten kennen een flexibel model waarbij er per verzonden bericht wordt afgerekend; het zelf hosten van de dienst resulteert in een voorspelbare, vaste prijs. De infrastructuur en het beheer van de software zorgen voor kosten die hoger zullen zijn dan de lage instapprijs van de SaaS-variant. Worden de volumes echter hoger, dan verandert dat. De SaaS-diensten rekenen af op basis van het aantal verzonden berichten en die kosten kunnen behoorlijk onvoorspelbaar zijn en de hoogte in schieten. Bij het in eigen huis houden van de dienst hoeft er niet per bericht te worden betaald en voorkomt men verrassingen.

Een andere afweging kan privacy of compliancy zijn. Met de nieuwe AVG-wetgeving moet het voor gebruikers duidelijk worden gemaakt welke gegevens er worden verwerkt, met welke derden deze worden gedeeld en de reden waarom. Afhankelijk van de gegevens die er verwerkt worden in de applicatie, kan het zijn dat er gegronde redenen zijn (bijvoorbeeld vanwege compliancy eisen) om af te zien van deze te laten verwerken door een buitenlandse, derde partij.

Heeft u genoeg grip op uw berichtenstroom?

Misschien herkent u uw organisatie en problematiek wel in het bovenstaande artikel. Wij hebben een nieuwe transactionele e-maildienst gelanceerd, geheel AVG compliant en in onze, Nederlandse datacenters gehost. Deze dienst geeft u volledig inzicht in verstuurde e-mail en biedt ook functionaliteit om deze voor inkomende e-mail in te zetten. Denkt u dat u misschien ook gebaat bent bij een, door Cyso beheerde, transactionele e-mailoplossing als aanvulling of onderdeel van uw bestaande platform en applicaties? Neem dan contact op met uw accountmanager of gebruik onderstaand contactformulier.

Meer weten over onze transactional email diensten?


Altijd up-to-date met onze laatste artikelen.

@

Kwaliteit. Betrouwbaar. Betrokken.
  • 24/7 service support
  • Nederlandse datacenters
  • ISO 27001 gecertificeerd
vmware enterprise service provider